De 7 stappen om je administratie eenvoudig bij te houden

Hoe houd je je administratie simpel en eenvoudig bij?

Leer dat aan de hand van deze zeven stappen.

1. Kies een passend boekhoudpakket
2. Tijdwinst bij facturatie en banktransacties
3. Kies de juiste boekhouder en belastingadviseur
4. Hou je boekhouding bij
5. Vermijd BTW stress
6. Organiseer je boekhouding zoveel mogelijk elektronisch.
7. En als je dan je boekhouding netjes wekelijks op orde hebt…

1. Kies een passend boekhoudpakket

Hoe hou je je administratie simpel bij Kies een passend boekhoudpakket dat bij jou en de eenvoud/complexiteit van je administratie past. Wat voor soort administratie heb je? Heb je een complexe administratie of heb je een simpele administratie waarbij je al ver komt door eenvoudig de inkomende en uitgaande facturen bij te houden in een Excel overzicht? AdminXper maakt onderscheid tussen open en gesloten boekhoudsystemen. Kijk hier voor de product modules van AdminXper. Als je een simpele administratie hebt dan is meestal een open systeem voldoende. Groot voordeel is dat je niet voor functionaliteiten betaalt die je niet gebruikt en dat het systeem eenvoudig en begrijpelijk is waardoor je het gemakkelijk zelf kan verzorgen.

2. Tijdwinst bij facturatie en banktransacties

Zorg bij meer dan 20 transacties per maand dat je een boekhoudpakket gebruikt met een goed facturatiesysteem en de mogelijkheid om elektronisch banktransacties te importeren. Gebruik jij een systeem waarbij je facturen maakt die niet direct in het boekhoudpakket geboekt worden? Dan ben jij of je boekhouder onnodig werk aan het doen. Hetzelfde geldt als je nog geen elektronische bankbestanden importeert. Deze twee zaken besparen heel veel tijd en het enige geldige excuus om het (nog) niet te hebben is als je in totaal minder dan 15 tot 20 transacties per maand hebt te boeken. Hierbij geld dat elke uitgaande en binnenkomende factuur telt voor 1 transactie en vervolgens ook nog de bankbetalingen. Dus bij 5 uitgaande facturen, 5 binnenkomende facturen en overeenkomstig 10 banktransacties zit je al op dit aantal!

3. Kies de juiste boekhouder en belastingadviseur

Werk samen met een boekhouder/belastingadviseur die tijd voor je heeft en open staat om op die manier met je samen te werken die jij wenst. Wat verwacht jij van je boekhouder en/of belastingadviseur? Wil je iemand die jou adviseert of wil je iemand die jouw schoenendoos met bonnetjes verwerkt en voor de rest zijn mond houdt? Vind je het belangrijk dat je adviseur gediplomeerd is en bijvoorbeeld verplicht fiscaal permanente educatie volgt zodat hij je ook goed kan adviseren of neem je ook met minder genoegen? Werk je graag samen met één persoon of vind je de naam van een kantoor belangrijker en vind je het niet erg om met je vragen bij verschillende personen uit te komen?

4. Hou je boekhouding bij

Plan wekelijks een vast tijdstip in om je boekhouding bij te werken. Meestal is 1 uur ruim voldoende. Ik zelf doe dit twee wekelijks en normaal gesproken kost me dit ongeveer een uur tijd. Dit is inclusief het verzorgen van betalingen en het aanmanen van debiteuren. Hierna weet ik bijvoorbeeld precies welke klanten (debiteuren) me nog moeten betalen, hoeveel kosten ik gemaakt hebt en of ik nog op schema lig voor wat betreft mijn doelstellingen.

5. Vermijd Btw-stress

Zorg ervoor dat de BTW (kwartaal) aangifte voor de 15e van de maand waarin het gedaan moet worden is ingediend. Als je dan tweewekelijks je administratie bijboekt dan is het indienen van de Btw-aangifte een eenvoudige zaak. Laat je deze nog controleren door je belastingadviseur/boekhouder stem dan ook met hem af dat dit gedaan is voor de 15e van de maand waarin het gedaan moet worden en geef hem bijvoorbeeld 1 week de tijd om dit te controleren. Mochten er ingewikkelde Btw-zaken spelen dan ben je op deze manier nog ruim op tijd om ze op te lossen voordat de Btw-aangifte moet worden ingediend!

6. Organiseer je boekhouding zoveel mogelijk elektronisch

Tegenwoordig ontvang je het merendeel van de facturen elektronisch. Daarnaast stuur je wellicht zelf ook alleen nog maar elektronische facturen. Dit kost simpelweg minder. Daarom is het ook het handigst om je boekhouding in het geheel ook zoveel mogelijk elektronisch te organiseren. Mocht je toch nog een factuur per post ontvangen, scan hem dan in en sla hem op in de juiste directory structuur. Voordat je facturen gaat betalen, kun je ze al opslaan in een directory map genoemd “Te betalen facturen”. Zodra je ze betaald hebt verplaats je deze facturen naar de map “Facturen betaald”.

7. En als je dan je boekhouding netjes wekelijks op orde hebt…

Accepteer dan geen standaarduitstel van je boekhouder of belastingadviseur! In Nederland kun je veel en lang uitstel krijgen. Vraagt een boekhouder of belastingadviseur dit aan, dan geldt er zelfs een termijn van 16 maanden voor de aangifte inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting. Accepteer dit niet en zorg ervoor dat de aangiftes standaard binnen de geldige termijnen wordt gedaan. Mochten er specifieke zaken spelen, dan kun je dit beter vooraf weten om tijdig bij te sturen en in te springen. Uitstel kan nog altijd aangevraagd worden indien er een specifieke noodzaak voor is. Daarnaast wil jij als klant weten waar je aan toe bent en wil je niet in de situatie komen dat je onverwachte belastingbedragen moet gaan betalen.

Gratis half uur skype supportDank voor het lezen en ik zou het zeer waarderen als je onder het blog ook je commentaar en vragen achterlaat. Dan hebben de andere lezers hier ook voordeel van! Daarnaast kun je ook gratis een half uur skype support aanvragen als je dieper op een bovenstaand onderdeel in wilt gaan of als je gratis een productdemonstratie wilt zien.

Hoewel bij de samenstelling van deze blog de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard over onvolledigheden of onjuistheden. Deze blog heeft slechts een informatief karakter en aan de hand van de inhoud kunnen geen rechten worden ontleend. Voor toepassing in individuele gevallen raden we je aan contact met ons op te nemen.
Wubbo Staal

Wubbo Staal

Helpt ondernemers met hun financiële en fiscale zaken

5 reacties

  1. De administratie op orde houden is inderdaad erg belangrijk volgens mijn oom. Hij probeert zijn proces hiervoor altijd te optimaliseren. Daarom volgt hij punt 6 op. Hij heeft al zijn documenten digitaal geordend opgeslagen. Toch bewaart hij papieren documenten als extra backup.

    1. Goedemorgen Ferdinand,

      Ik snap dat het soms moeite kost om naast je digitale archief niet ook een papieren archief ernaast te houden. Toch is dit niet helemaal ideaal aangezien je dan in de praktijk toch vaak ziet dat je op twee plekken moet kijken/zoeken. Dit is vaak niet alleen minder efficiënt maar creëert ook een minder opgeruimd gevoel in je hoofd.

      Mijn suggestie is dan ook om echt keuzes durven te maken en je hier aan te houden. Let wel, natuurlijk moet je met een digitaal archief wel zeker zijn dat de backup e.d. goed geregeld is, zodat je niet ineens documentatie kwijt bent als bijvoorbeeld een laptop of computer er geen zin meer in heeft. Maar hier zijn tegenwoordig zoveel goede mogelijkheden voor dat dit geen probleem hoeft te zijn. Persoonlijk gebruik ik google drive in combinatie met Drive File stream omdat ik met meerdere computers/laptops werk. Een backup in de cloud is dan nog zo slecht niet…

      Succes en ook bij je oom!

  2. Administratie is nooit mijn sterkste punt geweest, maar nu ik zelf een bedrijfje ben begonnen moet ik wel. Uiteindelijk zou ik graag een accountant in dienst nemen, maar op dit moment doe ik het allemaal zelf. Punt 7 was lastig voor mij, maar uiteindelijk heb ik de discipline kunnen opbrengen en werk ik elke dinsdagochtend aan mijn administratie. Ben daar best een beetje trots op!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.