De vijf stappen om te voldoen aan de bewaarplicht van ondernemers

De vijf stappen om te voldoen aan de bewaarplicht van ondernemers

Als je een onderneming hebt, ben je verplicht een juiste en volledige administratie bij te houden en deze zeven jaar te bewaren. Lees hieronder de vijf stappen om te voldoen aan de bewaarplicht van ondernemers.

1. Bekijk wat je dient te bewaren.
2. Bekijk welke periode voor jou van toepassing is.
3. Beslis hoe je dit wilt bewaren.
4. Waak voor omkering bewijslast.
5. Wees extra alert op …
Praktisch voorbeeld

1. Bekijk wat je dient te bewaren

De wet spreekt over boeken, bescheiden en andere gegevensdragers. Dit is niet echt duidelijk. Maar bepaalde onderdelen worden aangemerkt als basisgegevens. Dit zijn:
• het grootboek (de transacties in een boekhoudpakket),
• de debiteuren- en crediteurenadministratie,
• de in- en verkoopadministratie,
• de voorraadadministratie en
• de loonadministratie.

Deze moet je dus in elk geval bewaren, waarbij uiteraard geldt dat wat op jou niet van toepassing is je ook niet hoeft te bewaren. Heb je geen medewerkers in loondienst? Dan hoef je ook geen loonadministratie te bewaren.

Voordat we het onnodig ingewikkeld maken, moet je eraan denken dat de Belastingdienst moet kunnen controleren of jouw administratie klopt. Bewaarplicht voor ondernemersIn dit geval gaat het erom dat je balans en je winst-en-verliesrekening zijn te herleiden naar de achterliggende stukken. Voorbeelden van achterliggende stukken zijn:
• de inkoop- en verkoopfacturen,
• de banktransacties,
• eventuele kastransacties,
• de btw-aangiftes,
• de overeenkomsten (bijvoorbeeld huurovereenkomst, leaseovereenkomst of leningovereenkomst) en
• bonnetjes van bijvoorbeeld eten en drinken.

Denk daarnaast voor een BV ook aan de volgende stukken:
• de akte van oprichting,
• de statuten,
• het aandeelhoudersregister en
• een eventuele akte van aandelenoverdracht etc.

Belangrijk is dat je een onderbouwing hebt van de balans en de winst-en-verliesrekening naar de achterliggende stukken. Dit wordt in vakjargon de audit trail of het controlespoor genoemd. Heb je dit, dan gaat het voor de bewaarplicht goed!

2. Bekijk welke periode op jou van toepassing is

De algemene bewaarplicht voor ondernemers is zeven jaar en de termijn begint te lopen aan het eind van het jaar. Een factuur van februari 2008 moet je dus bewaren tot en met 31 december 2015!

Let op! In specifieke gevallen kan een langere bewaartermijn gelden. Dit is bijvoorbeeld het geval bij onroerend goed. Daarbij moeten gegevens tien jaar bewaard worden voor de Wet op de omzetbelasting.

3. Beslis hoe je dit wilt bewaren

De Belastingdienst stelt geen eisen aan hoe je je gegevens bewaart. Dit mag dus bijvoorbeeld helemaal digitaal. Zolang de belastinginspecteurs hun werk maar kunnen doen bij de controles en jij de juiste informatie en achterliggende stukken naar voren kunt brengen.
Let op! Een papieren archief kan bij brand vernietigd worden en een elektronisch archief (zonder back-up) kan bij computerproblemen ook niet meer benaderbaar zijn. Zorg in beide gevallen dus voor een back-upsysteem.

4. Waak voor omkering bewijslast

Mocht niet aan de bewaarplicht kunnen voldoen, dan kan er sprake zijn van omkering van de bewijslast. In dit geval kan de belastinginspecteur een hoge aanslag opleggen en dan is het aan jou om te bewijzen dat dit niet klopt. Dit wil je niet, aangezien alle bewijslast dan op jou rust en niet op de inspecteur. Dat brengt veel extra werk en vaak extra kosten met zich mee.

5. Wees extra alert op …

Tegenwoordig sturen banken steeds minder vaak bankafschriften. Daarnaast kun je deze niet oneindig in het verleden terugvinden. Meestal kun je met internetbankieren een periode terugzien van anderhalf jaar. Mocht je de banktransacties dus niet op tijd hebben opgeslagen en/of uitgeprint, dan ben je deze transacties kwijt. Deze kun je dan alleen nog maar tegen hoge extra kosten weer opvragen bij de bank.
Sla daarnaast facturen die je met een wachtwoord beveiligd hebt op internet ook regelmatig op. Denk hierbij aan de telefoonkosten van je mobiele telefoon. Deze moet je ook op tijd downloaden en archiveren. Alleen een bankbetaling is geen bewijs dat jou recht verleent op aftrek. Hier heb je toch echt ook de factuur voor nodig.

Praktisch voorbeeld

Een ondernemer maakt gebruik van de elektronische archiveringsmogelijkheden van Google Drive. Hij weet dat Amerika kan ‘meekijken’, maar dit neemt hij voor lief. Zijn belangrijkste beweegredenen zijn dat hij altijd toegang tot zijn stukken heeft (via elke computer), dat hij daarnaast eenvoudig thuis ook via synchronisatie altijd een back-up heeft staan op zijn eigen computer en dat Google een van de best beveiligde netwerken is. Als extra beveiliging heeft hij toegang tot dit extra beveiligde archief via een sms-verificatie op zijn mobiele telefoon.

De banktransacties houdt hij bij in pdf en daarnaast zorgt hij ervoor dat de facturen die met een wachtwoord beveiligd zijn op internet netjes worden gedownload. De facturen die hij per e-mail ontvangt slaat hij direct op en bekijkt hij pas als hij ze gaat betalen.

Deze manier geeft hem de meeste flexibiliteit. Op het moment dat hij facturen van leveranciers gaat betalen, werkt hij ook altijd direct zijn administratie bij. Op deze manier voldoet hij niet alleen aan zijn bewaarplicht, hij heeft ook altijd inzicht in zijn bedrijf en komt niet voor nare verrassingen te staan!

Gratis half uur skype supportHeb je vragen en wil je dieper ingaan op een bovenstaand onderdeel. Vraag dan een gratis half uur Skypesupport aan. Ook kun je dit gebruiken als je een productdemonstratie wilt zien.

Dank voor het lezen en ik zou het zeer waarderen als je onder het blog je commentaar en vragen achterlaat. Dan hebben de andere lezers hier ook voordeel van!

Hoewel bij de samenstelling van deze blog de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard over onvolledigheden of onjuistheden. Deze blog heeft slechts een informatief karakter en aan de hand van de inhoud kunnen geen rechten worden ontleend. Voor toepassing in individuele gevallen raden we je aan contact met ons op te nemen.
Wubbo Staal

Wubbo Staal

Helpt ondernemers met hun financiële en fiscale zaken

6 reacties

    1. Hi Michal,

      That is good news! If you find it helpfull I can also make an instruction paper how you can easily manage and store the necessary documents. Quite often I see people who are searching for documents and by doing so wasting their valuable time.

      Thinking out load this might be a good idea for the next blog…

      Thanks,

      Wubbo

  1. Heel goede tips en ideeën. Bankzaken zijn inderdaad een moeilijk iets. Zorg dat je het bv hebt voor je van bank verwisseld. Daarna kun je er niet meer bij …
    Over de bewaarplicht had ik van de accountant begrepen dat het vijf jaar is vanaf het moment dat de laatste correspondentie over het betreffende belastingjaar heeft plaatsgevonden. Dat betekent dat je dus niet zomaar vijf cq. 10 jaar kunt zeggen, maar het soms dus langer zou zijn. Zeker als je laat aangifte doet bv. Vraag me af wat nu waarheid is.

    1. Hoi Amarens,

      Dank voor je goede reactie. Ook voor de tip bij het wijzigen van bankrekeningen. Hier moet je inderdaad goed voor zorgen!!!

      Ik denk dat je het hier hebt over de navorderingstermijn van vijf jaar. Dit is iets anders hoewel het ook met elkaar te maken heeft. Een navorderingaanslag moet opgelegd worden binnen vijf jaar na het ontstaan van de belastingschuld. Dit word nog verlengd met het verkregen uitstel over dat jaar maar meestal blijf je dan onder de zeven jaar.

      Let wel de belastingdienst kan niet zomaar een navorderingsaanslag opleggen. Dit kan bijvoorbeeld bij een nieuw feit of een andere belangrijke reden. De belastingdienst heeft namelijk ook een bepaalde zorgvuldigheidsplicht bij het controleren van de aangifte. Kijk ook voor meer info op de website van de belastingdienst. Kijk dan op hier.

      Overigens is dit voor buitenlands inkomen en vermogen 12 jaar. Al met al blijven vragen in de praktijk nog wel eens open staan. Deze moeten dan via de rechter (jurisprudentie) nader ingevuld worden.

      Ik heb geprobeerd dit duidelijk uit te leggen zonder teveel in details te gaan en hoop dat dit gelukt is!

      Groeten,

      Wubbo

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *