De werkkostenregeling praktische toepassingen

Sinds januari 2015 hebben werkgevers te maken met de werkkostenregeling (WKR). Hoewel we vijf jaren van overgang hadden van het oude systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen, weten veel ondernemers nog niet hoe het nieuwe systeem werkt. De ervaring leert dat de WKR het niet echt eenvoudiger heeft gemaakt, ondanks de beloften van de Belastingdienst. En waarom die verandering? Er was helemaal niets mis met het oude systeem, maar de politiek vond kennelijk dat er meer te halen was. Dus we hebben de werkkostenregeling en het is handig als je daar wat meer van weet.

Uitgangspunt

De werkkostenregeling praktische toepassingenUitgangspunt is dat je als werkgever onbelast vergoedingen mag geven aan je werknemer(s). Maar daar is een maximum aan gesteld, te weten 1,2% (2016) van het totale fiscale loon. Niet zo handig, want om te weten wat je totale fiscale loon over een bepaalde periode is, moet je met een financiële man of vrouw gaan praten en dan het liefst met iemand die op de hoogte is van loonheffingen. Het is dus niet je totale brutoloonsom. Maar goed, je weet hoeveel je totale fiscale loon is, of je maakt een prognose van je totale fiscale loon over een heel jaar, vermenigvuldig dat met 1,2% en je hebt de zogenoemde vrije ruimte. Dit bedrag mag je onbelast verdelen over je medewerkers over het jaar. Natuurlijk doe je dat alleen als dat binnen de mogelijkheden van het bedrijf ligt en je als baas besluit dat je dat aan je medewerker(s) wilt geven. Het is dus niet verplicht.

Nu lijkt een bedrag van 1,2% van de totale fiscale loonsom heel wat, maar in de praktijk valt dat tegen. Wij adviseren er geen lunchkosten of reiskostenvergoeding van te betalen, want daarvoor is het bedrag te klein. Wat geef je aan het einde van het jaar aan je medewerker(s)? Een kerstpakket, een personeelsuitje, een personeelsetentje? Daarmee is het budget van de vrije ruimte in veel gevallen alweer op.

Voorbeeld vrije ruimte

Stel je hebt twee medewerkers in dienst met een totaal fiscaal loon van € 40.000,00 per jaar. Je betaalt dan als werkgever iets meer dan het minimumloon aan deze twee mensen. De vrije ruimte is dan € 480,00. Je ziet dat dit niet echt een groot bedrag is. Een kerstpakket van € 75,00 p.p. en een etentje van € 275,00 totaal en dan is € 425,00 van de € 480,00 alweer verbruikt.

Voorbeeld lunch

Voor een lunch heeft de Belastingdienst een normbedrag vastgesteld van € 3,25 per maaltijd. Dit betekent dat als je medewerker(s) in je bedrijfsrestaurant eten en jij, als werkgever, betaalt voor de lunch, je salarisadministrateur per dag een bedrag van € 3,25 bij het brutoloon van die medewerker(s) moet optellen. Hierover moet de medewerker loonheffingen betalen. Het is lastig te zeggen hoeveel dat precies is, want dat is per persoon verschillend vanwege de vier belastingschijven die we in Nederland kennen. Maar stel dat deze werknemer in schijf drie valt. Dan heeft hij een maximaal loonheffingspercentage van 40,2% (2016). Een schatting van de kosten is dan € 3,25 x 21,67 (gemiddeld aantal werkdagen in een maand) = € 70,43 x 40,2% = € 28,31 per maand aan loonheffingen voor die lunches. Je kunt je afvragen of een werknemer voor die kosten wel een hele maand zelf zijn lunch kan verzorgen, dus wij denken dat het best een goede deal is als de werkgever de lunches betaalt.

Werknemers kunnen ook een bijdrage betalen voor hun lunch. Zeg € 1,25, dan betalen zij over € 2,00 per maaltijd loonheffingen. Dat is € 2,00 x 21,67 = € 43,34 x 40,2% = € 17,42 aan loonheffingen en € 27,09 aan de maaltijden. Wat dus voor de werknemer duurder is.

Om weer de link te leggen met de vrije ruimte en als je als werkgever de lunch onbelast wilt vergoeden, dan kun je voor één werknemer een heel jaar de lunch vergoeden (12 x € 28,31 = € 339,72) en voor de andere werknemer maar ongeveer vijf maanden (5 x € 28,31 = € 141,55). Maar dan zijn het eventueel later te geven kerstpakket en het personeelsuitje niet meer onbelast. Wil je die toch onbelast geven, dan betaal je als werkgever 80% over de (aankoop)prijs, inclusief btw. Dit wordt ook wel ‘eindheffing’ genoemd.

Voorbeeld reiskosten

Reiskostenvergoeding is wat makkelijker, want alle reiskosten die betrekking hebben op woon-werk- en ander zakelijk verkeer zijn tot € 0,19 per kilometer onbelast. Dit is een gerichte vrijstelling van de WKR. Meer dan € 0,19 per kilometer wordt wel belast en het zal duidelijk zijn dat als je verkoopmedewerkers veel klanten bezoeken en het aantal kilometers oploopt, je heel snel door je vrije ruimte heen bent. Het is dus niet handig om het daaraan uit te geven.

Ons voorstel

Ons voorstel is dan ook om de vrije ruimte te bewaren voor het einde van het jaar. Dan heb je ruimte om je medewerker(s) voor de feestdagen iets te geven, zonder dat jij als werkgever nog eens extra aan de Belastingdienst moet afdragen. Overigens is die afrekening maar één keer per jaar: in januari bij de aangifte van december over het afgelopen jaar. Je salarisadministrateur kan je gedurende het jaar op de hoogte houden van de hoogte van de vrije ruimte en hoeveel je daar al van verbruikt hebt.

Volgend blog

In een volgende blog ga ik uitgebreider in op andere gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Met andere woorden: andere zaken die je onbelast aan een werknemer kunt vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen.

Reactie

Gratis half uur skype supportHeb je vragen of wil je dieper ingaan op de WKR? Vraag dan een gratis halfuur Skypesupport aan. Ook kun je dit gebruiken als je bijvoorbeeld een productdemonstratie wilt zien.

Dank voor het lezen en ik zou het zeer waarderen als je onder de blog je commentaar en vragen achterlaat. Dan hebben de andere lezers hier ook voordeel van!

Hoewel bij de samenstelling van deze blog de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard over onvolledigheden of onjuistheden. Deze blog heeft slechts een informatief karakter en aan de inhoud kunnen geen rechten worden ontleend. Voor toepassing in individuele gevallen raden we je aan contact met ons op te nemen.

 

7 reacties

    1. Hoi Patrick,

      Als ZZP’er of als eigenaar van een eenmanszaak ben je geen werknemer en als zodanig is de werkkostenregeling dan ook niet van toepassing. Kosten voor je lunches zijn dan ook niet aftrekbaar tenzij deze een meer dan zakelijk karakter hebben, dan wel voor 73,5%. Wat voor onderneming heb jij?

      Groeten Pauline

    1. Hoi Lisanne,

      Ja de werkkostenregeling is bedoeld voor werknemers, en is niet van toepassing voor ZZP’ers of eigenaars van eenmanszaken. In een BV is ook de directeur grootaandeelhouder (DGA) werknemer dus dan is de WKR wel van toepassing.
      Dank voor je reactie!

      Groet,
      Pauline

  1. Hoi Pauline, ik heb een eenmanszaak met 2 personen in dienst via een Payroll constructie. Ik begreep dat ik de lunchkosten wel mag aftrekken indien ik lunch elders haal en op kantoor nuttig.

    1. Hoi Patrick,

      De situatie bij jou ligt wat ingewikkelder, vandaar dat ik er zelf ook vragen over had. Je geeft een lunch aan medewerkers die niet bij jou in dienst zijn maar in dienst zijn bij het payroll bedrijf. Toch is de lunch die jij ze geeft loon voor die medewerkers. Officieel moeten zij dit opgeven bij hun IB aangifte als loon van derden. Aan de andere kant kan jij het aangeven bij het payroll bedrijf dat de medewerkers dit ontvangen en dan gaan ze per maand (als ze fulltime werken) belasting betalen over 21,67 x EUR 3,25 = EUR 70,43. Dat zal, als ze in schaal 2 of 3 vallen, waar de meeste mensen in vallen, 40,20% zijn dus dan betalen ze per maand EUR 28,31 aan belasting over die maaltijden of ze geven het aan via de IB aangifte en dan hanteren ze de EUR 70,43 x 12. Als werkgever moet je er wel wat mee doen of je mensen informeren dat ze het bij de IB aangifte regelen of je gaat terug naar het payroll bedrijf. Kan je hier wat mee?

      Groet,
      Pauline

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.