Open versus gesloten boekhoudsystemen

Een boekhouding bestaat in de regel uit een balans en een winst-en-verliesrekening. Een balans is een momentopname van je bedrijf, waarbij je de bezittingen aan de linkerkant en de schulden en het eigen vermogen aan de rechterkant ziet staan. Het kenmerk van de balans is dat de bezittingen aan de linkerkant altijd in evenwicht moeten zijn met de schulden en het eigen vermogen aan de rechterkant. Vandaar de naam balans.

De winst-en-verliesrekening hoort, samen met de balans, bij je boekhouding en toont de opbrengsten en de kosten over een bepaalde periode. De opbrengsten en kosten bepalen het resultaat, hier betaal je in principe belasting over. De bezittingen, het eigen vermogen en de schulden vormen dus de balans, terwijl de opbrengsten en kosten onderdeel zijn van je winst-en-verliesrekening.

Dubbel boekhouden
Open boekhoudsystemen, ook wel enkelvoudig boekhouden genoemd, gaan uit van opbrengsten en kosten: de winst-en-verliesrekening. Hier ligt dus de nadruk op. Bij gesloten boekhoudsystemen, ook wel dubbel boekhouden genoemd, is de basis een balans én een winst-en-verliesrekening, zoals hierboven uiteengezet. Gesloten boekhoudsystemen hebben altijd een boekhoudtransactie – in jargon ook wel journaalpost genoemd – die tot evenwicht leidt, en bij open boekhoudsystemen hoeft dit niet het geval te zijn.

Kosten besparen
Het grote voordeel van gesloten boekhoudsystemen is dat je als je de juiste controle toepast, meteen ziet of de cijfers kloppen, of niet. Bij open boekhoudsystemen is dit moeilijker te bepalen. Hoe komt het dan dat open boekhoudsystemen aan populariteitwinnen?
Het antwoord hierop is simpel. Ten eerste: open boekhoudsystemen zijn eenvoudiger (je hebt veelal geen boekhoudachtergrond nodig om ze te kunnen begrijpen), ten tweede besparen ze vaak veel tijd en ten derde kun je door de administratie zelf te doen veel tijd en kosten besparen op een externe boekhouder of belastingadviseur.

Open boekhoudsystemen
Er zijn ook duidelijk nadelen van open boekhoudsystemen. Door de opzet van gesloten boekhoudsystemen kan elke situatie hiermee bijna altijd juist worden weergegeven en verwerkt. Complexe administraties kunnen hiermee over het algemeen heel goed worden gedaan,wat niet kan met open systemen. Een ander nadeel van open boekhoudsystemen is dat deze nog maar mondjesmaat door administratiekantoren en belastingadviseurs worden ondersteund.
Open boekhoudsystemen zijn bijvoorbeeld Acumulus en Moneybird. Gesloten boekhoudsystemen zijn bijvoorbeeld Exact, Unit 4 Multivers, Snelstart, Twinfield, Davilex, maar ook de grotere pakketten zoals SAP, JD Ewards en Microsoft Navision.

Eén systeem
De vraag of een open of gesloten boekhoudsysteem wenselijk is, speelt overigens niet bij de Belastingdienst. Zolang je administratie maar een getrouwe weergave is van de werkelijkheid en je in staat bent de vragen van de Belastingdienst correct te beantwoorden, zijn zij tevreden. Dit kan dus met zowel een open als een gesloten boekhoudsysteem.

Er zijn veel boekhouders en accountantskantoren die zich beperken tot één systeem. Ofwel een open systeem ofwel een gesloten systeem. Dit doet AdminXper bewust niet. AdminXper kijkt naar jouw specifieke wensen en vervolgens naar de eenvoud of complexiteit van je administratie. Afhankelijk hiervan past een open systeem of een gesloten systeem het beste bij jouw bedrijf.

Hoewel bij de samenstelling van deze blog de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard over onvolledigheden of onjuistheden. Deze blog heeft slechts een informatief karakter en aan de hand van de inhoud kunnen geen rechten worden ontleend. Voor toepassing in individuele gevallen raden we je aan contact met ons op te nemen.
Wubbo Staal

Wubbo Staal

Helpt ondernemers met hun financiële en fiscale zaken

3 reacties

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.